タイムレコーダーを利用した勤怠管理を行う事によって、従業員の労働時間を正確に把握する事が可能になります。従来のアナログ式システムを利用した勤務時間の管理は、タイムカードを集計するのに時間が掛かってしまうというデメリットがありました。また、タイムカードのデータを給与計算ソフトに移行する場合に、全て手作業で行う必要があるために、コストがかかってしまうのが一般的だったのです。そこで、データ式のタイムレコーダーを会社に導入することによって、アナログ式タイムカードでは実現する事ができなかった勤務時間の自動集計や、給与ソフトとの連携を行う事によるコストの削減を行う事が可能になりました。
勤怠管理のタイムレコーダーをデータ式にする事によって、会社外で仕事を行っている人の勤怠管理をより手軽に行う事が出来るようになったのも大きなメリットです。従来は、メールや電話での自己申告による後日の打刻という形式が取られる事が一般的でしたが、タイムレコーダーがデータ式になった事で携帯電話などから勤務したその日に打刻ができるようになりました。そのため、会社に帰ってからもう一度タイムカードを打ち直すという手間を省く事が出来るようになり、頻繁に外出する社員の勤怠管理の手間が少なくなったのです。タイムカードは法律により、一定の期間保管しておく事が義務付けられていますが、データ式のタイムレコーダーであれば保管する場所に困らないというのもメリットだと言えます。