勤怠管理の目的とは出勤状況を常に確認できるようにしておくことと、勤怠から計算される人件費の概算や給料計算を行うこと、そして就労の管理を行うためのものです。勤務状況を常に確認できるようにするためにはタイムカードなどの記録から時間数を計算する必要があります。しかしタイムカードが紙でできているようなものではいつでもすぐに確認することが困難となります。常に確認できるようにするためには、タイムレコーダーといった機器から直接勤務データを取り込むことです。
最近はネットワークでタイムレコーダーなどの機器を繋げることができるので、ICカードやバーコードなどを利用した認証機能ですぐに誰の勤務かわかるようにすることができるのです。これは勤怠管理に必要なことで、いつでもすぐに勤務状況を確認できるようにしておくのは大切なことです。いつでもすぐに勤務状況がわかるということで、一ヶ月締めた段階ですぐにでも人件費の概算を計算することも可能です。そして勤怠管理の目的でもある就労の管理ということでいろいろな勤務形態であっても就労の内容がわかるようにすることができます。
時間数を計算するためにはシフトが必要ですが、最近は変形労働時間制やフレックスタイム制を導入するなど各社残業時間数を削減するために工夫をしていますが、これら勤務形態に対応することができるようにします。その結果、就業場所や勤務形態にとらわれることなく会社全体の勤怠をいつでも確認をすることができるようになります。