労働時間数には法律で決められた基準があり、1日8時間、週40時間というものでその時間を超えて勤務する場合は協定を届け出た上で残業に対する手当を支払わなければなりません。それぞれ会社ごとの業態によって繁忙期や閑散期がありその差が大きくあるような会社では毎日同じ時間数では残業が発生することになります。このような場合は変形労働時間制をとることができ、1年単位の変形労働時間制であれば年間を通じて週40時間を超えない範囲で時間数を調整することができます。月の時間数を週に1日もしくは4週で4日あるようにして繁忙期は時間数を長くとり、閑散期に公休を多くして時間数を短くすることで残業といった時間数の発生を抑えることができます。
実際の勤怠管理においてはこれら変形労働時間制など勤務形態に応じたカレンダーを作成しておくことが必要です。カレンダーには出勤日や公休日が設定されていて、出勤日の出勤時間、退勤時間を把握して実績を管理することになります。勤怠管理には他にも有給などの休暇管理も必要です。有給は付与される日数と使用した日数で残日数を管理します。
出勤日に休んだ場合は有給なのか欠勤なのか決めなければなりません。勤怠管理において有給を使用する場合に申請をするという方法をとると判断することができます。このように勤怠管理は勤務形態に応じたカレンダーを作成し、その内容に対して実績をとり残業時間数などを計算して管理する必要があります。